Depuis six ans maintenant et à chaque début de contrôle fiscal, les sociétés et les succursales ont l’obligation de remettre une copie des Fichiers des Ecritures Comptables (FEC) selon les normes définies dans l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales (LPF).
Quels changements durant ces 6 premières années d’application ?
L’administration fiscale a tout d’abord laissé une période d’adaptation nécessaire à la fois aux entreprises et aux vérificateurs.
Elle a fait preuve d’une certaine tolérance et de souplesse en accordant parfois des délais de remise de FEC plus étendus ou en acceptant des fichiers non conformes techniquement.
Lors des premières années, peu de tests étaient effectués et ceux-ci étaient principalement orientés sur la structure du fichier et le respect des modalités techniques. Les aspects comptables et relatifs à la cohérence du FEC avec d’autres documents comme la liasse fiscale et qui auraient pu faire l’objet d’interrogations de la part de l’Administration n’étaient que rarement soulevés.
Depuis plusieurs mois, les contrôles effectués sur les Fichiers des Ecritures Comptables sont en augmentation et les questions de la part des vérificateurs se font plus nombreuses.
En effet, grâce au FEC qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise, l’Administration peut rechercher et croiser des informations afin d’identifier les points à vérifier et les questions à poser aux sociétés.
Comment anticiper les contrôles sur le Fichier des Ecritures Comptables ?
Le durcissement des contrôles observé ces derniers mois soutient l’idée qu’il est indispensable aujourd’hui d’anticiper et de se tenir prêts en amont de la réception d’un avis de vérification de comptabilité ou d’examen de comptabilité.
En effet, pour répondre aux attentes de l’administration fiscale et extraire un FEC conforme, il peut être notamment nécessaire de paramétrer son progiciel de gestion intégré (ERP), L’Administration peut demander un Fichier des Ecritures Comptables partiel de l’exercice en cours. Ces demandes ont été réalisées dans le cadre de contrôles sur la TVA afin d’effectuer des recoupements avec les formulaires CA3 déclarés mensuellement.
La remise du Fichier des Ecritures Comptables n’est que la première étape du processus de vérification. Il est nécessaire de tester les fichiers en amont de leur remise sur ses aspects techniques mais aussi comptables. Les vérificateurs vont réaliser des contrôles de cohérence entre le FEC, la balance comptable et la liasse fiscale. La production de ces fichiers en normes françaises est de mise.
Le respect du Plan Comptable Général est obligatoire et il est préférable de s’assurer à minima que les libellés de comptes sont en français. En outre, la présence des références de pièces est vérifiée afin d’assurer la permanence du chemin de révision comptable. Ces éléments qui concernent aussi les filiales de sociétés étrangères implantées en France ne sont plus à négliger. Sur ce point, il convient également de rappeler que le transcodage fait à la clôture en normes françaises à partir d’une simple balance en normes étrangères n’est plus admis depuis 2015. Les sociétés doivent tenir leur comptabilité en normes françaises via par exemple, la mise en place d’un double plan de comptes dans l’ERP. De même, les écritures statuaires tenues sur Excel ou Etafi et non enregistrées dans l’ERP pourront être rejetées par le vérificateur.
Une analyse via l’outil « Test Compta Demat » est-elle suffisante ?
L’analyse par le logiciel mis à disposition gratuitement par la Direction Générale des Finances Publiques « Test compta Demat » permet de vérifier la structure du fichier pour les points majeurs, comme par exemple la présence des champs obligatoires. Cependant une analyse complète réalisée par des outils dédiés, se révèle souvent indispensable, afin d’identifier l’origine des défaillances techniques et les anomalies comptables pouvant faire l’objet de questions de la part d’un vérificateur.
Quels sont les risques et sanctions encourus en cas de non-respect des normes définies dans l’article A47 A-1 du LPF, ou de non remise du FEC ?
Selon l’article 1729 D du Code Général des Impôts, la sanction encourue pour non remise du FEC ou de remise d’un fichier non conforme est la même. Celle-ci s’élève à 5 000 € ou en cas de rectification et si le montant est plus élevé, à 10 % des droits mis à la charge du contribuable. La procédure d’évaluation d’office peut également être appliquée.
La remise d’un FEC contenant des anomalies comptables graves et répétées pourra entrainer un rejet de comptabilité.
Dans le cadre des contrôles fiscaux actuels, le non-respect des normes comptables françaises est systématiquement notifié et mentionné dans les propositions de rectifications adressées aux sociétés par l’administration fiscale.
Les sanctions financières sont à ce jour assez rares mais cela ne durera pas…
Toutefois, la notification, même sans conséquences financières, permet à l’administration de préparer un éventuel contrôle ultérieur. Durant ce prochain contrôle, elle pourrait appliquer la pénalité de 40% pour manquement délibéré en cas de nouvelles constatations d’un non-respect des normes comptables françaises.
Cette notification même sans conséquence financière n’est donc pas à prendre à la légère.
Qu’en est-il des demandes de traitement par l’administration fiscale (article L 47 A II LPF)?
L’obtention des FEC par l’administration fiscale permet d’avoir une vision d’ensemble de la comptabilité de l’entreprise ce qui peut orienter les analyses des vérificateurs et lui permettre d’adresser des demandes de traitement. L’objet de ces demandes peut être varié et s’appliquer sur toute la période vérifiée. Par exemple, l’objet d’une demande peut être la réconciliation du chiffre d’affaires constaté dans l’application ventes par rapport à celui comptabilisé et déclaré. Il sera alors nécessaire de remettre le fichier des ventes présentant le détail des lignes de factures mentionnant par exemple le code, la description du produit ou service, son prix HT, le taux de TVA appliqué, etc.
Le nombre de contrôles informatisés a fortement augmenté ces deux dernières années et on peut s’attendre à ce que cette tendance se renforce dans les prochaines années. Les vérificateurs généraux sont désormais formés aux outils informatiques et n’ont plus nécessairement besoin de faire appel aux brigades spécialisées (BVCI).
Les thèmes les plus souvent abordés lors des demandes de traitement sont la TVA, les prix de transfert, les charges calculées et les impôts locaux.
Pour toutes ces raisons, il est important d’anticiper ces demandes en réalisant des contrôles de cohérence entre les FEC et les fichiers sources tels que les fichiers de ventes ou le registre des immobilisations par exemple. Ces procédures deviennent de plus en plus fréquentes et cela peut être complexe et coûteux pour les entreprises qui n’y sont pas préparées.
Enfin, ces contrôles de cohérence pourraient également donner la possibilité de mettre en évidence d’éventuelles erreurs sur des déclarations et ainsi les corriger afin de minorer leur imposition.