La loi de finances pour 2018 (PLF) a limité le périmètre du dispositif qui prévoyait l’obligation pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers directement au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse d’utiliser un logiciel certifié répondant à des garanties de sécurisation des données. En effet, l’obligation de certification est désormais limitée aux seuls logiciels et systèmes de caisse. Il restait donc à préciser notamment les logiciels ou systèmes de caisse concernés, et les modalités de la certification.
L’Administration publie enfin ses commentaires et précise la notion de logiciel ou système de caisse concernés (voir notamment BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704).
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services, c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.
Ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.
Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements…).
Sans que cette liste ne soit limitative, sont concernés par l’obligation les instruments de mesures réglementés, comme les balances, mais également les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement ou encore les distributeurs automatiques de marchandises (boissons, gâteaux, etc.) qui disposent d’une fonctionnalité de caisse.
Seule cette fonctionnalité de caisse, et non les autres fonctions telles que celles relatives à la pesée, doivent être certifiées.
Les instruments de mesure réglementés, munis d’un dispositif de mémorisation des règlements, qui sont utilisés à la fois pour déterminer le prix à payer des articles en fonction de la grandeur mesurée et pour enregistrer le règlement doivent être certifiés. Il en est de même si plusieurs instruments de mesure réglementés sont interconnectés ou fonctionnent en réseau, chacun d’entre eux devant être certifié.
En revanche, les terminaux de paiements seuls ou les prestataires de services de paiement sont exclus du dispositif.
Toutefois, par tolérance administrative, lorsque tous les paiements reçus en contrepartie d’une vente ou d’une prestation de services sont réalisés avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit auprès duquel l’Administration peut exercer son droit de communication, l’assujetti est dispensé de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié.
Il en est de même, lorsque tous les paiements reçus en contrepartie d’une vente ou d’une prestation de services sont réalisés avec l’intermédiation directe d’un établissement bancaire établi au sein d’un pays de l’Union européenne soumis à l’obligation d’échange automatique d’informations en application de la Directive 2011/16/UE.
Ainsi, un gérant d’un site de e-commerce sur lequel il effectue des ventes de biens à des particuliers et qui propose exclusivement comme mode de paiement la carte bancaire ou le virement via un établissement bancaire auprès duquel l’Administration peut exercer son droit de communication et obtenir des informations, est dispensé, par tolérance administrative de l’obligation de faire certifier son système informatique comme l’impose le 3° bis du I de l’article 286 du CGI.
Ainsi l’Administration semble avoir entendu pour partie les commentaires des opérateurs.
Dans le cas de logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), bien entendu, seule la fonctionnalité de caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, doit être certifiée.