L’AFA met à jour son questionnaire de « contrôle des entités assujetties »

Le 23 juillet 2021, l’Agence française anticorruption (« AFA ») a publié une nouvelle version de son questionnaire portant sur les contrôles des entités assujetties à l’article 17 de la loi n°2016 du 9 décembre 2016 dite « Loi Sapin 2 » (« Questionnaire »). Cet article est le siège des dispositions qui fixent le champ d’application des personnes soumises aux obligations de prévention et de détection des faits de corruption. La mise à jour intervient dans le contexte de l’entrée en application des nouvelles recommandations de l’AFA (« Recommandations »), rendues publiques le 13 juillet 2021. Le Questionnaire s’applique aux contrôles d’initiative lancés par l’AFA à compter de cette même date.

Qu’est-ce que le Questionnaire ?

Rappelons que le Questionnaire est joint à l’avis de contrôle de l’AFA. Il s’agit d’un document détaillé, qui comprend plus de 200 questions, et qui peut précéder d’autres demandes de communication de pièces formulées par l’AFA tout au long de la procédure de contrôle. Il requiert également la communication des documents venant à l’appui de certaines des questions posées. Le défaut de communication des documents demandés ou de réponses aux questions posées par l’AFA peut, en l’absence de toute justification, être considéré comme constitutif du délit d’entrave (article 4, alinéa 5 de la Loi Sapin 2). L’AFA n’accorde, en principe, qu’un délai de quinze jours pour que l’entité contrôlée puisse répondre au questionnaire.

Quelles sont les mises à jour ?

Si cette nouvelle version du Questionnaire tient compte de la mise à jour des Recommandations, les évolutions introduites ne se limitent pas aux seuls ajustements induits par ces dernières. A côté des changements de forme ne bouleversant pas la structure du document ? Par exemple : certaines questions ont été subdivisées, fusionnées, déplacées ou ont fait l’objet d’une renumérotation ; on rencontre ainsi plusieurs modifications de fond.

Sans prétention d’exhaustivité, ces modifications portent, notamment, sur le fait que l’entité contrôlée doit désormais préciser :

• son organisation en détaillant ses métiers, divisions et pôles d’activité, en plus de ses filiales (question A.7) ;
• les personnes morales à but non lucratif qu’elle finance (exemple : pour les fondations créées par l’entité contrôlée, cette dernière doit présenter la (ou les) procédure(s) interne(s)) existante(s) encadrant leur fonctionnement (question A.23) ;
• si le service conformité a bien en charge la réalisation de certains contrôles de 1^er et 2^e niveaux relatifs au dispositif anticorruption (question B.7) ;
• les différentes étapes du lancement et du déploiement de son dispositif anticorruption (question B.8) ;
• les collaborateurs, les équipes et les départements (exemple : direction juridique) qui interviennent dans la mise en œuvre opérationnelle du dispositif anticorruption (question C.4) ;
• si elle a fait certifier son dispositif anticorruption (question C.16) ;
• si le code de conduite a bien été traduit dans d’autres langues (pertinentes au regard des implantations géographiques de l’entité) (question D.6.2) ;
• la liste des représentants d’intérêts et des potentiels conflits d’intérêts remontés au cours de la dernière année écoulée (question D.13) ;
• si le dispositif d’alerte est disponible dans plusieurs langues (question E.1) ;
• si elle dispose d’un comité de traitement des alertes (question E.2) ;
• des détails sur la répartition des alertes par catégories (question E.6) ;
• si elle s’est dotée d’une procédure spécifique en matière d’enquête interne (ce document devra être transmis à l’AFA) (question E.10) ;
• si les personnes participant à la mise en œuvre du dispositif d’alerte ont bien été formées et selon quelles modalités (question E.15.2) ;
• si elle a défini des délais de traitement des alertes (question E.19) ;
• la méthodologie d’élaboration de sa cartographie des risques de corruption (exemple : les principaux documents préparatoires et intermédiaires ayant jalonné sa conception doivent être transmis) (question F.1.3). Le niveau de détail attendu dans les réponses aux questions de l’AFA portant la cartographie des risques anticorruption est désormais plus élevé ;
• si elle a identifié des groupes homogènes de tiers présentant un profil de risque comparable dans le cadre de l’élaboration de son dispositif d’évaluation des tiers (question G.1) ;
• les diligences effectuées en fonction des risques identifiés dans le cadre de l’évaluation de l’intégrité des tiers (exemple : préciser si une notation du risque spécifique ou détourée du risque global est réalisée) (question G.7.) ;
• les résultats associés des plans de contrôle de deuxième niveau spécifique au dispositif anticorruption (question K.1) ;
• sur quels outils ou progiciels sont effectués et suivis les contrôles de deuxième et de troisième niveau portant sur le dispositif de conformité (question K.17).

Dans ce contexte, nous recommanderions aux professionnels concernés, c’est-à-dire, ceux qui sont visés par l’article 17 de la Loi Sapin 2, de mener une réflexion approfondie et de préparer efficacement les réponses au Questionnaire, de manière à anticiper tout contrôle de l’AFA. Quant aux acteurs qui auraient effectué cet exercice dès 2018, il conviendra de retravailler les réponses apportées pour tenir compte des évolutions sensibles du document.