La crise sanitaire a accéléré une transformation digitale qui était déjà en marche. Inexorablement, elle s’affirme comme un phénomène incontournable pour les entreprises et leurs services juridiques dans l’optique d’améliorer la qualité et l’efficacité de leurs services tout en renforçant le positionnement de la direction juridique comme partenaire essentiel à la performance stratégique et financière de l’entreprise
Dans ce contexte, les directions juridiques peuvent avoir recours à des consultants qui sont à la fois des experts de la transformation et des outils, et des juristes qui comprennent les problématiques spécifiques aux métiers juridiques et à l’organisation des directions juridiques. Ces experts connaissent les organisations, les processus et les contraintes propres aux directions juridiques. Ils suivent également l’ensemble des outils et sont ainsi capables de déterminer quels sont les nouvelles technologiques les plus adaptés à une direction juridique donnée en fonction de ses besoins actuels.
Ce champ de compétences, qui relève du Legal Management Consulting (LMC) prend en compte ces enjeux de digitalisation. Il couvre également tout ce qui concerne l’organisation de la direction juridique : définition du modèle opérationnel, audit du service juridique, mise en place d’indicateurs d’activité ou d’indicateurs de performance, tableaux de bord, cartographie des risques juridiques.
Ces experts assistent aussi les directions juridiques dans leur transformation digitale. Le virage digital nécessaire aux directions juridiques est justifié par les bénéfices qui en sont attendus pour accompagner la montée en puissance du rôle stratégique qui leur incombe.
La montée en puissance de la direction juridique
Depuis plusieurs années maintenant, la direction juridique est un véritable business partner au sein de l’entreprise. Ses expertises doivent, en plus de traiter les enjeux traditionnels liés aux risques juridiques, permettre aux entreprises de faire évoluer leurs services pour s’adapter aux nouvelles exigences du marché et répondre plus efficacement aux besoins de leurs clients. On observe ainsi une tendance à réorganiser la direction juridique en recherchant plus de transversalité, d’agilité et de compétitivité.
Pour répondre à ces nouveaux défis, une redistribution des tâches et des responsabilités s’impose, selon un modèle contextualisé. Révélateur de cette démarche, la montée en puissance des Legal Operations officers, ou Legal Ops, qui s’assurent de la fluidité des process, de la mise à disposition d’outils adaptés et à jour, ainsi que de la bonne gestion des budgets des conseils externes.
Cette nouvelle fonction est encore en voie de développement et il peut être utile de faire appel aux consultants LMC qui peuvent intervenir en qualité de « Legal Ops » externalisés soit ponctuellement soit sur de plus longues périodes. Ils peuvent notamment aider les Directions juridiques à structurer et organiser la fonction de Legal Ops qui couvre des besoins différents d’une entreprise à l’autre et faire la transition en attendant le recrutement d’un Legal Op interne.
De manière plus générale, on attendra du juriste une bonne maîtrise de l’IT et une proximité privilégiée auprès des opérationnels et décideurs, et particulièrement auprès des fonctions informatiques et financières de l’entreprise. Le développement d’un legal knowledge management permettra quant à lui de construire une culture juridique forte au bénéfice de tous, pour que les autres fonctions de l’entreprise aient conscience des enjeux juridiques, risques et opportunités qui y sont liés.
Le virage de la transformation digitale
C’est un constat, la crise a suscité une vive « prise de conscience digitale » dans le monde des affaires. Cela a facilité ou banalisé l’utilisation d’outils numérique jusqu’alors, non pas ignorés, mais dont la mise en œuvre était sans cesse repoussée : par manque de temps, par crainte des coûts d’apprentissage… ou simplement par inertie naturelle.
La crise a également mis en avant la complexité et la volatilité des normes. Cela n’est pas un phénomène nouveau, mais il s’est aggravé par l’enchevêtrement des ordres juridiques. Il est dès lors plus que jamais nécessaire de maîtriser les évolutions juridiques pour être en mesure de prendre des décisions opérationnelles, ce qui impose un suivi efficace des nouvelles réglementations, mais également des engagements contractuels de l’organisation.
Aussi, l’émergence des nouveaux outils de digitalisation et des technologies comme l’Intelligence Artificielle ou le Machine Learning, a ouvert la voie à des enjeux et des opportunités qui peuvent augmenter la compétitivité et la performance des entreprises.
Les bénéfices de la digitalisation de la Direction juridique sont réels et déterminants. Ils permettent au secteur juridique concerné de développer sa flexibilité et son agilité organisationnelle et d’affirmer sa capacité d’accompagnement stratégique.
Une telle digitalisation permet en outre d’améliorer les conditions de travail, d’œuvrer au bon repositionnement des compétences clés et d’optimiser les coûts de structure. Les équipes de juristes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches et missions à forte valeur ajoutée telles que le conseil, l’anticipation des risques et la gestion de projets, afin de soutenir les équipes opérationnelles, clientes internes des juristes, et de mieux répondre aux besoins de l’entreprise.
Le recours aux experts en LMC pour la gestion du cycle contractuel
Les experts LMC aident aussi les directions juridiques à se doter de programmes de gestion des contrats sur mesure grâce aux dernières technologies qui permettent de trier automatiquement les conventions, de les résumer et d’en extraire les clauses clés selon un protocole adaptable. Ainsi quel que soit l’objectif et l’activité de l’entreprise, cette gestion automatisée des contrats facilitera, d’une part, leur exécution et la renégociation de leurs clauses, et d’autre part, la mise en conformité avec la réglementation en vigueur et les exigences légales.
Il convient également de traiter d’autres aspects tels que la communication sur les enjeux et avantages du processus de digitalisation et l’inscription de la démarche dans une logique de développement durable et de bien-être au travail.
